Wie verschaffen ich mir einen effektiven Überblick über meine vielen Aufgaben?
Eine wichtigste Aufgabe beim Selbst- und Zeitmanagement ist die Einteilung verschiedener Aktivitäten nach ihrer Wichtigkeit und nach ihrer Dringlichkeit. Mit der ABC-Analyse kann man eine Bewertung seiner Tätigkeiten erreichen, die einen relativ guten Überblick über die prioritätren Aufgaben zeigt. Durch die leichte Anwendbarkeit ist diese Zeitmanagement-Methode gut geeignet, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen.
A = Aufgaben von hoher Wichtigkeit und hohen Dringlichkeit.
B = Aufgaben, die entweder wichtig oder dringlich sind, aber nicht über beide Faktoren verfügen und deshalb nachrangig zu A sind.
C = Aufgaben von niedriger Wichtigkeit, die auch später erledigt werden können.
Schreiben Sie sich Ihre täglichen Tätigkeiten für eine Woche auf. Geben Sie sich vorläufig mit einer unvollständigen Liste zufrieden. Sie können jederzeit etwas nachtragen.
Teilen Sie die Aufgaben in A-, B,- und C-Kategorien ein. Überprüfen Sie in Abständen von ein bis vier Wochen, ob sich etwas geändert hat.
Welche Aufgaben sollten sofort erledigt werden (A-Aufgabe)? Fehler in dieser Kategorie führen immer zu schwerwiegenden weiteren Problemen. Falls dies nicht der Fall ist, dann fragen Sie sich bitte: Ist dies wirklich eine A-Kategorie-Aufgabe?
Welche Aufgaben könnten sie delegieren (C-Aufgaben)? Fragen Sie sich: Ist diese Kategorie arbeitsaufwendig? Können die Aufgaben auch von anderen übernommen werden? In diesem Bereich sind Fehler weniger problematisch. Deshalb können Sie hier ruhig delegieren.
Zweckmäßig ist die Begrenzung der Aufgabenanzahl, damit wirklich eine Priorisierung erfolgt. Für die ersten beiden Kategorien heißt das: Welche Anzahl ist sinnvoll? Verändern sich Aufgaben bezüglich ihrer Wichtigkeit? Welches sind einmalige, welches permanente Aufgaben?
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